Cod de conduita privind consultarea ONG de catre institutii publice

Cod de conduita privind consultarea ONG de catre institutii publice

Proiect la 28 noiembrie 2013

NOTA: textul de mai jos este un proiect si serveste ca baza de discutii in cadrul Forumului National ONG 2013.

1. Scopul

1.1  Acest cod de buna practica are ca scop realizarea unui impact pozitiv asupra modului in care guvernul consulta si evalueaza politicile publice privitoare la sectorul asociativ[1]. Codul, ar trebui sa permita organizatiilor neguvernamentale nonprofit [2] sa contribuie in mod efectiv la dezvoltarea si implementarea politicilor publice. Reuneste consideratii cheie care au reiesit printr-un exercitiu de consultare care a fost realizat in cadrul sectorului asociativ. In acelasi timp, Codul se bazeaza pe acordul dintre guvern si sectorul asociativ (documentul de pozitie).

1.2  Guvernul recunoaste ca sectorul joaca un rol important in procesul de atingere a obiectivelor sale si, de asemenea, ca guvernul poate juca un rol pozitiv in sustinerea muncii ONG, precum si in promovarea voluntariatului. Organizatiile independente nonprofit aduc  o valoare deosebita societatii si indeplinesc un rol crucial care este diferit de cel al statului si cel al pietei comerciale. Mai exact, ele permit indivizilor sa contribuie la viata publica si la dezvoltarea comunitatilor active prin crearea de oportunitati de voluntariat. Ele sunt pionieri in ceea ce priveste implicarea utilizatorilor in crearea si livrarea serviciilor si de multe ori actioneaza ca aparatori ai celor care sunt lipsiti de aparare. In acest mod, ele promoveaza egalitatea de sanse si diversitatea. Ele ajuta la combaterea saraciei, imbunatatesc calitatea vietii si implica persoanele marginalizate. Consultarea efectiva si evaluarea politicilor publice sunt parti esentiale atat pentru o buna functionare a relatiilor cu organizatiile neguvernamentale, cat si pentru asigurarea faptului ca sectorul este capabil sa isi indeplineasca rolul strategic.

1.3  Codul se aplica guvernului si institutiilor publice subordonate. Codul se aplica si organizatiilor din sectorul asociativ.

2. De ce consultari publice

2.1 Guvernul se consulta in interes public pentru a se asigura ca dezvoltarea politicilor publice se face pe baza unor variate tipuri de experiente si ia in considerare impactul propunerilor sale asupra diferitelor sectoare ale societatii. Pentru ONG, consultarea reprezinta o oportunitate de a contribui cu cunoasterea, experienta si expertiza lor la politicile guvernamentale in numele oamenilor si cauzelor pentru care actioneaza. Ele ar trebui sa fie dispuse sa ofere sfaturi guvernului, bazate pe experiente obiective si consultarea corespunzatoare a celor cu care lucreaza. Acest lucru va ajuta la stabilirea si mentinerea credibilitatii ONG, vazute ca o sursa pretioasa de opinii avizate.

Un proces efectiv de consultare:

–          permite altora sa contribuie in procesul de crearea de politici publice

–          simbolizeaza angajamentul guvernului de a fi deschis si responsabil in fata cetatenilor

–           duce la o politica mai realista si mai puternica, reflectand mai bine nevoile si dorintele oamenilor

–          ajuta la planificarea, ierarhizarea si furnizarea unor servicii mai bune

–          poate crea un parteneriat si intelegere mutuala cu cei consultati

–          problemele identificate pot fi rezolvate inainte ca ele sa degenereze

3. Un cadru de consultare efectiva si de evaluare a politicilor publice care afecteaza sectorul  asociativ.

Angajamentele luate de catre Guvern

3.1 Guvernul este hotarat sa stabileasca si sa mentina cele mai bune practici in consultarea  efectiva si evaluarea politicilor publice. In acest sens, Guvernul se angajeaza:
• sa consulte sectorul asociativ cu privire la aspectele care sunt susceptibile de a-l afecta, in special in cazul in care Guvernul propune noi roluri si responsabilitati pentru sector;
• sa integreze consultarea sectorului in planurile de dezvoltare a politicilor publice;
• sa evaluaze noile politici publice si proceduri, in special in faza de dezvoltare, identificand, pe cat posibil, orice implicatii pentru sector;
• sa consulte cat mai devreme si, acolo unde este posibil, sa implice sectorul intr-un stadiu suficient de timpuriu de elaborare a politicilor publice (in functie de considerente de urgenta, sensibilitate sau de confidentialitate);
• sa fie disponibil, de la caz la caz, la implicarea de resurse suplimentare pentru sector in diseminarea procesului de consultare, precum si la metodele cele mai adecvate de consultare pentru a incuraja raspunsuri din sector, inclusiv privitor la termene, facand materialele de consultare disponibile in formate accesibile si oferind in avans notificari prealabile privitoare la derularea procesului de consultare, respectiv, publicarea rezultatelor consultarii;
• sa pregateasca documente de consultare concise si scrise intr-un limbaj simplu, care va fi inteles de catre publicul-tinta;
• sa ia in considerare, in mod pozitiv, nevoile specifice, interesele si contributiile acelor parti ale sectorului care reprezinta grupuri discriminate (femeile, grupurile minoritare, persoane excluse social, etc.);
• sa respecte confidentialitatea informatiilor furnizate de catre sector atunci cand permite accesul public, in limitele legii si cu indeplinirea corespunzatoare a indatoririlor publice, la aceste date;
• sa analizeze cu atentie rezultatele exercitiilor de consultare;
• sa informeze publicul cu privire la rezultatele consultarii;
• sa evalueze consultarile sale cu scopul de a dezvolta si raspandi cele mai bune practici.

Angajamentele luate de catre sectorul asociativ
3.2 Sectorul asociativ este decis sa continue bunele practici recunoscute in activitatea sa.

Ca raspuns la consultarile guvernamentale, ONG se angajeaza sa:
• sa faca uz de infrastructura lor pentru a incuraja participarea la consultarile guvernamentale (proportional cu resursele disponibile), inclusiv cooperarea intre ele prin organisme intermediare si retele nationale, regionale si locale, pentru a simplifica procesul de consultare;
• sa defineasca si sa demonstreze modul in care ele reprezinta grupul-tinta, afirmand explicit cine sunt, ce grupuri sau cauze din societate reprezinta, precum si modul in care aceste interese sunt implicate in formarea politicilor publice, respectiv, pozitiilor lor ca raspuns la consultarea in sine;
• ori de cate ori este posibil sa se consulte cu grupul reprezentat direct, inclusiv utilizatorii de servicii, voluntari, membri si sustinatori; in cazul in care acest lucru nu este posibil sau adecvat, sa indice faptul ca raspund pe baza cunostintelor acumulate si a experientei de lucru cu grupurile respective;
• sa ia in considerare in mod pozitiv nevoile specifice, interesele si contributiile femeilor, grupurilor minoritare si persoanelor excluse social;
• sa se asigure ca informatiile pe care le prezinta Guvernului sunt corecte si ca orice cercetare a fost efectuata in mod obiectiv si impartial;
• sa respecte confidentialitatea informatiilor Guvernului, atunci cand le este permis accesul in cadrul unui proces de cercetare;
• sa informeze grupul reprezentat cu privire la rezultatul consultarii;
• sa aiba in vedere reglementarile care guverneaza propria organizare atunci cand isi reprezinta grupul; si
• sa promoveze bunele practici in randul membrilor (in cazul unor organisme intermediare) prin emiterea de reglementari privind reprezentarea efectiva pentru ONG, reglementari care sa includa analiza performantelor in sistemele de calitate si rapoartele de auto-evaluare.
4. Evaluarea impactului propunerilor asupra sectorului asociativ

4.1 La initiative de elaborare de politici publice ar trebui sa fie pregatita o declaratie de evaluare sau de impact privitor la efectul probabil al propunerilor facute de ONG la nivel national, regional si local, de exemplu in calitate de angajatori, in utilizarea de voluntari, din punct de vedere al unor cheltuieli suplimentare sau in legatura cu punerea in aplicare a rolului ce le-a fost propus. Aceat lucru se poate face in trei etape:

• prin implicarea sectorului in elaborarea de propuneri inainte de consultare;
• prin asigurarea punctul de vedere al sectorului in timpul consultarilor; si
• prin evaluare politicilor publice, dupa consultare.
4.2 Este o buna practica includerea rezultatelor evaluarii initiale in orice materiale de consultare pentru a asigura ca informatiile vin in continuare din acest sector si pentru a oferi feedback cu privire la orice modificare a acestei evaluari la finalul procesului de consultare.

5. Modalitati de a consulta – alegerea abordarii corecte

Planificare si consultare timpurie
5.1 Este important de realizat o consultare intre guvern si ONG in planurile pentru dezvoltarea de politici publice, atat pentru propuneri concrete si servicii, dar si in general. Consultarea intr-un stadiu suficient de timpuriu de dezvoltare a politicilor publice poate ajuta la asigurarea ca propunerile rezultate sunt in concordanta cu experienta actuala si gandirea in domeniu si pentru a evita presupunerile incorecte si neintelegerile in etapele ulterioare.

Valoarea dialogului continuu

5.2 Dialogul continuu intre guvern si institutiile sale subordonate, pe de-o parte, si ONG, pe de alta parte, poate ajuta ambele parti prin informatii actualizate si pentru a evita surprizele. Desi ar putea sa nu fie posibil sau oportun sa se impartaseasca detaliile noilor politici publice inainte de a fi anuntate, ar putea fi util ca ONG sa fie informate in termeni generali de evolutiile viitoare, pentru a primi opiniile lor initiale cu privire la subiect si a le permite sa se pregateasca si sa acorde prioritate activitatii de consultare. In plus, dialogul continuu poate ajuta la imbunatatirea dezvoltarii si furnizarii de programe in parteneriat, in cazul in care imbunatatirea intelegerii reciproce poate spori activitatile in comun si rezultatele politicilor publice.

Consultarea ar trebui sa fie deschisa si semnificativa

5.3 Consultarea trebuie sa fie un proces deschis si semnificativ ca sa genereze credibilitate si sa ofere cea mai buna utilizare a timpului si a resurselor tuturor celor implicati.  Guvernul ar trebui sa clarifice, in procesul de consultare acele aspecte in care este deschis la schimbare si cele cu privire la cele pentru care deja are o opinie ferma. Astfel va face clar pentru ONG unde sa-si concentreze eforturile.

Metode de consultare

5.4 Exista mai multe moduri de a consulta. Nu exista o metoda potrivita pentru toate situatiile. O serie de conditii influenteaza ce metode vor genera informatii utile si nu exista garantii ca daca o metoda a functionat bine o data o va face din nou si ulterior.
5.5 Este important sa fie alese metodele corecte. O evaluare atenta ar trebui sa armonizeze scopului consultarii cu natura subiectelor consultate, precum si cu calendarul. Cateodata dialogul cu oamenii poate fi la fel de valoros ca documentele scrise sau chiar mai mult. Este oportun sa se utilizeze o varietate de metode de consultare. Buna consultare necesita o planificare atenta. Cheia este de a obtine o buna plaja de opinii de la cei mai susceptibil de a fi afectati, precum si de la cei cu cele mai multe contributii.
5.6 Poate fi de ajutor cautarea punctelor de vedere ale organizatiilor cu privire la modul cel mai bun de a efectua o consultare. Atentie ar trebui sa fie acordata, de asemenea, daca o consultare ar putea fi cel mai bine realizata in parteneriat cu ONG si daca aceasta modalitate ar duce la implicarea de resurse suplimentare pentru organizatii.
5.7 Cel mai important sfat este sa nu se bazeze consultarea pe o singura metoda. Folosind mai multe metode creste sansa unui raspuns mai bun – atat in ​​termeni calitativi si cantitativi. Metode diferite pot produce, de asemenea, rezultate diferite.

Consultarea scrisa

5.8 Exercitiile scrise ofera un mijloc formal prin care oamenii pot fi invitati sa comenteze cu privire la politici publice si propuneri guvernamentale. Asta ajuta sa se realizeze elaborarea politicii publice in mod corespunzator si responsabil si asigura ca experienta si cunostintele sunt impartasite mai larg. Sunt diferite tipuri de consultare scrisa, variind de la consultari publice largi la consultari la scara mica, cu grupuri de specialisti pe probleme tehnice. Indrumarea relativ la documentele de consultare este prezentata mai jos.

Alte metode

5.9 Consultarea scrisa este doar o modalitate de consultare. Alte moduri includ sondajele de opinie (postale si fata-in-fata); intalnirile; focus grupurile; panelurile, precum si internetul. Studiile pot da indicii asupra importantei opiniilor, in timp ce cercetarea calitativa prin intalniri, focus grupuri sau paneluri poate oferi o intelegere a gamei si complexitatii opiniilor. In organizarea de intalniri publice ar trebui sa fie luate masuri pentru a se asigura ca acestea sunt pe deplin accesibile, precum si sa se notifice in mod corespunzator organizatiile interesate.

6. Documentele de consultare

6.1 Toate documentele de consultare ar trebui sa fie concise, clare si scrise intr-un limbaj simplu, care va fi inteles de catre publicul tinta, evitandu-se jargonul (testarea pentru un limbaj simplu ar fi laudabila). Trebuie avut in vedere ca documentul sa fie disponibil in formate accesibile si, daca este cazul, in diferite limbi. In mod ideal, documentele de consultare vor contine sau vor fi insotite de urmatoarele:
• un rezumat (in mod ideal, nu mai mult de o pagina);
• o descriere a subiectului, propunerii sau problemei abordate;
• scopul consultarii si, daca este cazul, obiectivul pe care propunerea il vizeaza;
• problemele in legatura cu care sunt cautate opinii; ori de cate ori este posibil, acestea ar trebui sa ia forma unor intrebari clare si/sau optiuni clar argumentate pentru a evita un raspuns formal „Da / Nu”,
• o explicatie cu privire la ce decizii, daca este cazul, au fost deja luate si o explicatie a de ce o anumita optiune este favorizata;
• daca sunt relevante, diverse surse de opinie si informare existente, precum si declaratii factuale, trebuie citate in mod corespunzator (de exemplu, de la academicieni sau grupurile de consumatori);
• daca este cazul, o explicatie privitoare la cine este probabil sa fie afectat si cum, inclusiv o declaratie de impact care sa acopere efectul probabil al propunerilor asupra ONG (de exemplu, orice rol de implementare sau o cresterea a costurilor avute in vedere);
• daca este cazul, o invitatie a respondentilor sa isi prezinte ideile proprii sau o evaluare a modului in care propunerile vor avea un impact asupra organizatiilor;
• termenul limita pentru raspunsuri, si ori de cate ori este posibil, o schita cu calendarul propus pentru restul procesului de luare a deciziilor si de implementare, inclusiv o declaratie a modului in care se va transmite opinia catre institutia publica;
• numele, adresa si, ori de cate ori este posibil, numarul de telefon si adresa de e-mail a unei persoane pe care respondentii o pot contacta in cazul in care au intrebari suplimentare;
• o lista a celor ce trebuie consultati. Eventual, documentul ar putea cere celor consultati sa propuna alte organizatii sau persoane care ar trebui sa fie consultate;
• solicitarea ca cei care raspund sa explice cine sunt si, daca este cazul, pe cine reprezinta si, in special, pe cine au consultat (pentru ca raspunsurile de la organizatiile reprezentative sa fie ponderate in mod corespunzator);
• o declaratie ca raspunsurile vor fi in mod normal facute publice cu exceptia cazului in care participantii au solicitat ca acestea sa ramana confidentiale;
• o explicatie a oricaror constrangeri care ar putea limita aplicarea integrala a prevederilor continute in acest Cod de Bune Practici;
• o invitatie de a exprima opinia cu privire la exercitarea consultarii in sine si sugestii pentru imbunatatirea procesului de consultare in viitor.
7. Realizarea de materiale de consultare disponibile in formate accesibile

7.1 in cazul in care este necesar, materialele de consultare ar trebui sa fie furnizate in formate accesibile, de exemplu, Braille, imprimare mare, formate audio (mai multe sfaturi cu privire la acestea pot fi obtinute de la organizatiile de nevazatori) si alte limbi decat romana. Daca este necesar, se iau in considerare alte modalitati de consultare a acestor grupuri, de exemplu discutii fata in fata.

8. Cum se decide cine sa fie consultat

8.1 ONG care urmeaza sa fie consultate nu ar trebui sa fie limitate la cele care primesc finantari din fonduri publice, ci ar trebui sa le includa si pe cele cu care o institutie este in contact regulat sau care sunt susceptibile de a avea opinii cu privire la problema discutata. Organizatiile ar trebui sa fie incurajate sa inregistreze interesul lor pentru consultari viitoare (de exemplu, prin intermediul unor site-uri web interactive, care invita utilizatorii sa inregistreze interesul lor pentru anumite domenii). Organizatiile din sectorul asociativ va fi, de asemenea, in masura sa ofere consiliere cu privire la cine sa fie consultat.

9. Privire spre consultarile viitoare

9.1 Pentru o cat mai buna utilizare a resurselor disponibile, ONG trebuie sa acorde prioritate consultarii si activitatilor reprezentative. Notificarea timpurie a viitoarelor exercitii de consultare, o mai mare claritate cu privire la scopul consultarii, precum si diferite nivele de consultare ar trebui sa permita organizatiilor sa-si planifice mai bine munca de reprezentare si sa raspunda adecvat la consultarile guvernamentale.
9.2 Institutiile publice ar trebui sa faca public un calendar de consultare care arata startul efectiv sau cel anticipat si data de incheiere, respectiv ar trebui sa fie puse la dispozitia celor interesati puncte de contact pentru informatii suplimentare. Acestea ar trebui sa fie si pe site-urile institutiilor publice.

10. Publicarea exercitiilor de consultare

10.1 Exercitiul de consultare ar trebui sa fie facut public in mod corespunzator (de exemplu, printr-un comunicat de presa), prin intermediul unor ONG care functioneaza ca organizatii-suport, organizatii nationale si regionale sau retele. Atentie deosebita ar trebui sa se acorde celei mai bune modalitati de a consulta grupurile comunitare si organizatiile minoritatilor etnice. Ori de cate ori este posibil, Internetul ar trebui sa fie folosit pentru a face publica informatia si pentru a primi raspunsuri.

11. Cat timp trebuie alocat pentru consultare

11.1 Pentru consultari scrise, acolo unde este posibil, ar trebui sa fie permise 12 saptamani pentru trimitere de raspunsuri cu scopul de a se adapta la ciclurile de lucru ale organizatiilor care sunt conduse de structuri de decizie populate cu voluntari si a ajunge, astfel, la nivel local sau la nivelul membrilor organizatiilor. Acest lucru este mult mai probabil sa se intample in cazul in care consultarea a fost inclusa intr-un  ciclu regulat. In cazul in care, din motive intemeiate, o perioada de 12 saptamani nu va fi intotdeauna posibila, opt saptamani va fi considerat un minim acceptabil.
11.2 in cazul in care termenul de mai putin de 12 saptamani este permis, documentul ar trebui sa specifice motivul pentru care a fost stabilit un timp de raspuns mai scurt. Cu grupuri clar definite sau de specialitate, sau in cazul in care se utilizeaza alte metode de consultare, de exemplu intruniri sau focus grupuri, perioada mai scurta de consultare poate fi suficienta, in functie de natura subiectului si amploarea exercitiului. Alte elemente de luat in considerare, cum ar fi starile de urgenta, pot necesita o consultare imediata. In aceste conditii, este de preferat sa existe o consultare decat sa nu fie de loc.
11.3 Pentru perioadele de vacanta, alte perioade aglomerate si dificultati potentiale de sincronizare trebuie luata in calcul o anumita toleranta suplimentara.
11.4 inainte de inceperea consultarii, se va avea in vedere cum sa se raspunda la cererile de extindere a termenului-limita pentru comentarii.

12. Multumiri pentru primirea raspunsurilor

12.1 Multumiri vor fi in mod normal trimise la cei care raspund la consultare, oferind, in acelasi timp, informatii despre urmatoarele etape ale procesului, in cazul in care acest lucru este cunoscut. Este acceptat faptul ca nu va fi in general posibil sa se raspunda direct la toate raspunsurile individuale.

13. Confidentialitatea

13.1 in cazul in care respondentii cer confidentialitate pentru comentariile lor, dorintele lor vor fi respectate, in conformitate cu codul de bune practici existente privind accesul la informatie  si in conformitate cu legislatia privind libertatea de informare.

14. Dupa perioada de consultare: analiza si feedback-ul

14.1 Rezultatele tuturor exercitiilor de consultare trebuie sa fie analizate si cantarite cu atentie. O atentie deosebita ar trebui sa se acorde la punctele de vedere ale organizatiilor reprezentative si ale celor mai afectate de propuneri. Ar trebui sa fie asigurat faptul ca evaluarea nu ia in calcul in mod nejustificat de mult raspunsurile de la organizatii mari si marginalizeaza punctele de vedere ale organizatiilor mai mici.
14.2 Odata ce o decizie a fost luata, respondentii ar trebui sa fie notificati imediat de modul in care lucrarile vor continua (de exemplu, printr-un comunicat de presa, o declaratie ministeriala, o scrisoare din partea oficialilor, utilizarea unui site web). Aceasta ar trebui sa explice: procesul de consultare ce a urmat, cum reflecta decizia rezultatele consultarii (de exemplu, prin includerea unui indicator al nivelului de sprijin pentru diferitele optiuni de la dezbatere) si sa includa orice evaluare a impactului propunerilor asupra organizatiilor. In cazul in care circumstantele o permit, un rezumat al opiniilor exprimate ar trebui sa fie produs si pus la dispozitie (cu exceptia cazului in care acestea sunt confidentiale), impreuna cu alte informatii colectate de la consultare. Daca respondenti intreba de ce opiniile lor au fost respinse, departamentele ar trebui sa incerce sa le dea un raspuns prompt si complet.

15. Domeniul de aplicare si aplicarea efectiva a Codului

15.1 Codul de bune practici nu este un document cu forta juridica obligatorie. Recunoscand diversitatea sectorului asociativ, precum si a activitatilor sale, acesta act ar trebui sa fie vazut ca un mecanism care sa permita consolidarea relatiilor dintre guvern si sector. Autoritatea codului deriva din sustinerea sa de catre guvern si de catre sector, precum si din utilizarea sa in procesul de consultare. Codul se aplica tuturor structurilor guvernului si institutiilor publice subordonate.  Codul se aplica si in sectorul asociativ.
15.2 Respectarea bunelor practici din acest ghid este in responsabilitatea institutiilor publice si si organizatiilor din sector.
15.3 Guvernul si grupul de lucru ONG vor incuraja alte organisme publice, de exemplu, administratia locala, sa adopte si sa adapteze codurile asociate de buna practica. Acest lucru este deosebit de important, dat fiind faptul ca cele mai multe activitati asociative au loc la nivel local.
15.4 Ca parte din procesului de aplicare a codului, va exista o reuniune anuala intre guvern si reprezentantii sectorului in care sa se realizeze revizuirea si dezvoltarea codului. Raportul acelei reuniuni va fi publicat.